Was und wie digitalisieren

10 Jahre Aufbewahrungsfrist für alle bilanziellen Unterlagen

Die manuelle Belegablage ist kostenträchtig, durch teuren Platzbedarf, große Ablagemöbel, Zeitaufwand bei Ablage und Suche.

Die Archivierung prüfungsrelevanter Unterlagen in Form eines digitalen Dokumentenarchivs ist von den Finanzbehörden unter Berücksichtigung der dafür geltenden Vorschriften zugelassen. 

Diese Vorschriften erfüllen wir mit unserer Software, der Datenspeicherung und unserer Dienstleistung


Es versteht sich von selbst, dass wir als Service-Dienstleister dem Datenschutz unterliegen und unser Betrieb der ständigen Kontrolle durch den Datenschutzbeauftragten des Regierungspräsidenten in Köln unterliegt.


Was kann digital archiviert werden und wie geht das?

Grundsätzlich können alle Informationen, die in Papierform jeder beliebigen Größe vorliegen in eine digitale Form gebracht werden. Mikrofilme oder Mikro-Fiches können ebenfalls problemlos digitalisiert werden. Fotos Dias und Textdateien lassen sich ebenfalls einbinden.

Die zur digitalen Archivierung vorgesehenen Unterlagen werden über spezielle Scanner verschiedener Formate, Quellunterlagen und Geschwindigkeiten digitalisiert und für die Speicherung in einer Dokumentendatenbank in Standardformaten zwischengespeichert. Je nach Qualität der Unterlagen werden die gewünschten Informationen zur Indexierung (Wiederauffindbarkeit) maschinell oder über eine manuelle Eingabe zugeordnet. Mit zusätzlichen Angaben aus diversen Computerprogrammen können diese Datenbank-Indexe weiter spezifiziert werden -je mehr Informationen, desto einfacher das Auffinden-.


Welche Unterlagen bieten sich zur digitalen Archivierung an?

Die Möglichkeiten der Anwendung sind nahezu unbegrenzt, da die genutzte Archivdatenbank auf die jeweilige Problemstellung ausgerichtet wird. Die Handhabung ist völlig unkompliziert und kann selbst von ungeübten Nutzern innerhalb weniger Minuten erlernt werden. Oder Sie wählen als Ablagesystem die Speicherung der Dokumente in PDF-Dateien


Belege gleicher Ausrichtung, Zuordnung oder Arbeitsgebiete sind für die Ablage in einem Dokumentenarchiv besonders geeignet.

Hier einige Beispiele:  


Eingangsrechnungen
Mandantenakten
Auftragsunterlagen
Produkt-Datenblätter
Kundenkarteien


Versandpapiere
Fachinformationen
Bauakten / Bauzeichnungen
Lieferscheine  
Vertragsunterlagen


Bankbelege mit evt. Anlagen
Ausgangsrechnungen
Patientenakten
Lohn / Gehaltsabrechnungen
Technische Zeichnungen

Diese Liste läßt sich nach Ihren individuellen Anforderungen beliebig erweitern. 

Die digitale Archivierung ist für Sie interessant – wie ist der Ablauf? 

Sie haben die digitale Archivierung in Ihre Überlegungen aufgenommen und möchten nun über die technischen Voraussetzungen, den Zeitaufwand und die Kosten informiert werden. 

Nehmen Sie telefonisch, brieflich oder über unsere Kontaktseite Verbindung mit uns auf. Einer unserer Berater wird dann mit Ihnen einen für Sie unverbindlichen und kostenlosen Termin vereinbaren 

Bei diesem Termin stellen wir Ihnen das Dokumenten-Archiv-System praktisch vor und erörtern die von Ihnen zur Archivierung vorgesehenen Unterlagen. Hierbei bieten wir Ihnen an, mit Ihren Unterlagen ein Musterarchiv (ebenfalls unverbindlich und kostenlos) zu erstellen. Aufgrund des ermittelten Arbeitsaufwandes im Rahmen der Musterscannung, Indexierung und Erstellung der Datenbank können wir Ihnen dann ein verbindliches Angebot unterbreiten.