PDF-Dokumente

PDF-Dokumente als Speicherungsform für Dokumentenarchivierung

Als Speicherformat hat das PDF-Dokument den Status als Standardformat längst erreicht. Weltweit hat dieses Format zur Darstellung und Bearbeitung verschiedenster Dokumente eine große Bedeutung gewonnen. Aufgrund der brillianten Darstellung und des geringen Speicherbedarfs und die Möglichkeit, unterschiedlichste Informationsformate zu bearbeiten, nimmt die Bedeutung dieses Formates ständig zu.


Mit dem Acrobat Reader stellt Adobe eine Software zur Verfügung, mit der alle Darstellungs- und Suchfunktionen innerhalb eines PDF-Dokumentes durchgeführt werden können. Sie können sich die neueste Version des Acrobat Reader kostenlos unter dieser Adresse herunterladen: http://www.adobe.com/de/products/acrobat/readstep2.html Um einen Aktenordner sinnvoll zu speichern wir eine Konvention für die Dateibezeichnung festgelegt. Die Dateien können in eine Baumstruktur eingebunden werden um ein strukturiertes Recherchieren zu ermöglichen.

Ist der gewünschte Ordner gefunden, so gibt es die Möglichkeit, die Akte weiter zu unterteilen, wie Sie es mit Einlegern innerhalb des Ordners auch konventionell tun.

Mit einem Click auf die entsprechende Lasche / Lesezeichen springen Sie direkt zum ersten Dokument dieser Unterteilung. Durch blättern im Dokument finden Sie die gewünschte Seite.

OCR-Erkennung per Paper-Capture macht aus Ihren gescannten Dokumenten ein Textdokument

Gescannte Dokumente sind vergleichbar mit digitalen Fotos. Man kann die Darstellung am Bildschirm darstellen und lesen. Der dargestellte Text ist allerdings nicht als solcher verwendbar. Mit Hilfe einer s.g. OCR-Software kann man versuchen, die dargestellten Texte zu erkennen und dann das Ergebnis in dem PDF-Dokument zur Volltextrecherche zu hinterlegen. Der Text ist dann auch zur weiteren Verarbeitung in entsprechende Textprogramme wie z.B. MS-Word zu übertragen. Zusätzlich bietet die OCR-Erkennung eine detaillierte Suchfunktion innerhalb eines Dokumentes.

So können Sie z.B. alle Dokumente ermitteln, die einem bestimmten Lieferanten, Kunden, einer Kundennummer etc. zuzuordnen sind und Sie bekommen angezeigt, wo sich Dokumente mit dem eingegebenen Suchbegriff befinden. Ein Click auf das Suchergebnis führt Sie direkt zum gesuchten Dokument.